ضابط أول – الوثائق الالكترونية والأرشيف

الوصف الوظيفي

الاستراتيجية:

• دعم الأهداف العامة للإدارة من خلال ضمان التنفيذ في الوقت المناسب للمتطلبات الإدارية وإعداد التقارير اللازمة.

• المساعدة في تطبيق السياسات والإجراءات التنظيمية ومتطلبات الامتثال ضمن الإدارة.

العمليات:

• الحفاظ على توثيق دقيق وسجلات شاملة لدعم عملية اتخاذ القرار وضمان الجاهزية للتدقيق والامتثال لمعايير أمن المعلومات.

• إدارة جداول المديرين، وتنسيق المواعيد، وترتيب الاجتماعات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

• إعداد وصياغة وتسجيل المراسلات والتعاميم والرسائل الرسمية، وضمان إرسالها ومتابعتها في الوقت المحدد.

• حفظ وتحديث ملفات وسجلات وقواعد بيانات الإدارة بصيغها الورقية والإلكترونية، مع الالتزام بالسرية وبإجراءات أمن المعلومات.

• إدخال بيانات التصاريح والحضور والإجازات في الأنظمة (مثل: الوقت والحضور، تراسل، CRM) وإعداد التقارير الدورية الخاصة بها.

• دعم عملية انضمام الموظفين الجدد من خلال تنسيق المتطلبات مثل أجهزة الكمبيوتر، والهواتف، وبطاقات الموظف، والقرطاسية.

• الحفاظ على مخزون المستلزمات المكتبية، ومعالجة أوامر الشراء، وتنسيق أعمال الصيانة لمعدات المكتب.

• حضور اجتماعات الإدارة، وإعداد محاضر الاجتماعات، ومتابعة النقاط الإجرائية المكلفة بها.

• متابعة وإغلاق المهام المقترحة أو الشكاوى ضمن اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA) باستخدام أنظمة الهيئة.

• تقديم دعم كتابي يشمل المسح الضوئي والأرشفة وتنظيم الوثائق مع ضمان تطبيق إجراءات أمن المعلومات.

• التنسيق مع إدارة الموارد البشرية فيما يخص طلبات الموظفين (الإجازات، التدريب، الشهادات، الاستقالات، وغيرها).

تحسين المنتج / العملية:

• ضمان تطبيق منهجي لأنظمة الحفظ والأرشفة والالتزام بإجراءات التحكم في الوثائق وأمن المعلومات.

• اقتراح تحسينات في سير العمل الإداري وإعداد التقارير وآليات التعامل الآمن مع الوثائق.

• المشاركة في الدورات التدريبية الخاصة بالأنظمة والأدوات الإدارية الجديدة وبرامج التوعية بأمن المعلومات.

• دعم مبادرات التحسين المستمر من خلال تقديم الملاحظات المستخلصة من العمليات اليومية.

المؤهلات و المهارات

المؤهلات العلمية:
دبلوم / درجة البكالوريوس

الخبرة العملية:

• من 0 إلى 1 سنة في حال الحصول على درجة البكالوريوس

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في حال الحصول على الدبلوم

المهارات والخبرات:

• مهارات قوية في التواصل التنفيذي وإعداد المراسلات المهنية.

• معرفة بالممارسات الإدارية العامة وتنسيق المكاتب.

• القدرة على إدارة محتوى الشبكة الداخلية (الإنترانت) وضمان الحوكمة السليمة لها.

• مهارة في تصميم العروض التقديمية وإعداد التقارير على المستوى التنفيذي.

• فهم للسياق التجاري والتنظيمي لعمليات المؤسسة.

• إتقان إعداد وتقديم التقارير الفنية.

• خبرة في حوكمة اللجان والعمل الجماعي.

• كفاءة في مبادرات إدارة المعرفة والابتكار.

• القدرة على تنفيذ السياسات ومراقبة الامتثال لها.

• إلمام بمعايير الجودة والصحة والسلامة المهنية.

• مهارات قوية في إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة وإدارة البروتوكولات التنظيمية.